MANUAL DE USUARIO
CAE — Coordinación de Actividades Empresariales
CAE KALAN es la plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales que gestiona el cumplimiento documental y la aptitud de los proveedores que prestan servicios en las instalaciones del cliente.
La plataforma tiene tres portales diferenciados, cada uno con su propio acceso y funcionalidad:
Para el equipo de KALAN Prevención. Gestiona contratos, valida documentos, revisa el estado de aptitud de todos los proveedores y administra el sistema.
Para la empresa contratante (p.ej. Asturmadi). Ve el semáforo de aptitud de sus proveedores, invita nuevas empresas y publica protocolos.
Para las empresas subcontratadas. Suben su documentación, gestionan trabajadores y vehículos, y acusan recibo de los protocolos.
El proceso comienza cuando el cliente (o KALAN) envía una invitación a tu empresa. Recibirás un correo similar al siguiente:
Estimado proveedor,
Asturmadi Puertas Industriales S.L. le invita a incorporarse como empresa prestadora de servicios de Transporte de mercancías a través de la plataforma CAE KALAN.
Para completar el registro de su empresa, pulse el siguiente enlace:
Completar registro →Este enlace es personal e intransferible y caduca en 30 días.
Al pulsar el enlace del email accedes al formulario de registro. Rellena todos los campos y crea tus credenciales de acceso.
Tras el registro recibirás confirmación y ya podrás acceder con tu email y contraseña. La pantalla de login es común para los tres portales.
Al entrar, el sistema detecta tu perfil de Proveedor y te lleva directamente al portal de tu empresa.
Desde el menú lateral accede a Mi empresa. Aquí ves la ficha de tu empresa, los contratos activos y el resumen de documentación pendiente.
| Cliente | Servicio | Estado |
|---|---|---|
| Asturmadi Puertas Industriales | Transporte de mercancías | Registrada |
Ve a Trabajadores en el menú y pulsa Nuevo trabajador. Rellena los datos personales de cada empleado que vaya a trabajar en las instalaciones del cliente.
| Nombre | DNI | Tipo | Estado |
|---|---|---|---|
| Juan Pérez López | 12345678A | Propio | Activo |
| María García Ramos | 87654321B | Propio | Activo |
| Carlos Fernández | 11223344C | Autónomo | Activo |
Si tu tipo de servicio requiere vehículos (como Transporte), ve a Vehículos y registra cada unidad. Desde el detalle de cada trabajador podrás asignarle el vehículo que conduce.
| Matrícula | Marca / Modelo | Tipo | Documentos |
|---|---|---|---|
| 1234 ABC | Volvo FH 500 | Camión | 3 pendientes |
| 5678 XYZ | Mercedes Sprinter | Furgoneta | 3 pendientes |
Ve a Documentos → Subir documento. Selecciona el tipo de documento, el destinatario (empresa, trabajador o vehículo) y adjunta el archivo PDF. La plataforma calcula automáticamente la fecha de vencimiento.
El cliente o KALAN puede publicar protocolos de seguridad que tu empresa debe leer y confirmar. Ve a Protocolos y confirma cada uno.
| Protocolo | Aplica a | Fecha | Estado |
|---|---|---|---|
| Plan de emergencia instalaciones Llanera | Empresa | 10/04/2026 | Pendiente confirmar |
| Normas de seguridad para conductores | Trabajador | 08/04/2026 | Confirmado ✓ |
Al entrar en el detalle de un protocolo podrás descargarlo y pulsar Confirmar recepción. Sin este paso la empresa no será considerada APTA.
Una vez hayas subido toda la documentación y esta haya sido validada por KALAN, el sistema calculará la aptitud de tu empresa y tus trabajadores.
| Tipo | Destinatario | Vencimiento | Estado |
|---|---|---|---|
| Cert. Seguridad Social | Transportes García | 01/07/2026 | Validado ✓ |
| Cert. Hacienda | Transportes García | 01/07/2026 | Validado ✓ |
| Póliza RC | Transportes García | 31/12/2026 | Validado ✓ |
| Aptitud médica | Juan Pérez López | 15/03/2027 | Validado ✓ |
| ITV en vigor | 1234 ABC | 20/11/2026 | Pendiente |
Accede con las credenciales que te ha facilitado KALAN. El sistema detecta automáticamente tu perfil CLIENTE y muestra el menú correspondiente.
El dashboard es el punto de control principal. Muestra un semáforo por empresa prestadora con el estado real de su cumplimiento documental.
Pulsa sobre cada empresa para ver el detalle de trabajadores y documentos pendientes.
Desde el menú Invitar proveedor envías la invitación a una nueva empresa. Solo necesitas el email de contacto y el tipo de servicio que va a prestar.
En Contratos ves el historial completo de todas las empresas invitadas y el estado en que se encuentran.
| Empresa prestadora | Servicio | Estado | Fecha |
|---|---|---|---|
| Transportes García | Transporte mercancías | ValidadoKalan | 15/01/2026 |
| Limpiezas del Norte | Limpieza y mantenimiento | Registrada | 01/03/2026 |
| Inst. Eléctrica Pérez | Instalaciones eléctricas | Invitada | 20/04/2026 |
Desde Protocolos puedes publicar documentos normativos (planes de emergencia, normas de acceso…) que tus proveedores deben leer y confirmar. Puedes ver quién los ha acusado.
| Nombre | Aplica a | Acuses |
|---|---|---|
| Plan emergencia Llanera | Empresa | 3 / 4 confirmados |
| Normas acceso vehículos pesados | Trabajador | 1 / 8 confirmados |
Los usuarios de KALAN acceden con sus credenciales corporativas. El sistema muestra el portal de gestión completo según el rol asignado (Administrador KALAN o Técnico KALAN).
El dashboard muestra el estado global del CAE. Usa el selector superior para filtrar por cliente cuando trabajas con múltiples empresas contratantes.
Cuando un proveedor completa su registro, el contrato pasa a estado Registrada. El técnico KALAN debe revisarlo y validarlo o rechazarlo desde el detalle del contrato.
| Empresa | Transportes García e Hijos S.L. |
| Cliente | Asturmadi Puertas Industriales |
| Servicio | Transporte de mercancías |
| Estado | Registrada |
En Documentos se listan todos los documentos subidos por los proveedores. Los marcados como Pendiente esperan revisión. Puedes filtrar por empresa, tipo y estado.
| Tipo | Empresa / Destinatario | Vencimiento | Estado | |
|---|---|---|---|---|
| Cert. Seguridad Social | Transportes García | 01/07/2026 | Pendiente | |
| Aptitud médica | Juan Pérez López | 15/03/2027 | Pendiente |
Desde el detalle de cada documento puedes Validar (pasa a ValidadoKalan) o Rechazar indicando el motivo, que el proveedor verá reflejado de inmediato.
El Panel de aptitud muestra el árbol completo: empresa → trabajadores → vehículos, con el semáforo calculado en tiempo real. Selecciona el cliente en el desplegable si trabajas con varios.
El módulo Administración (solo para Administrador KALAN) permite configurar el sistema completo.