Manual de Usuario
Sistema CAE — Coordinación de Actividades Empresariales
Desarrollado y operado por KALAN Prevención
Versión 1.0 · June 2026
Creamos seguridad
CAE KALAN es la plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales
gestionada por KALAN Prevención. Centraliza toda la documentación y el control necesarios
para que las empresas contratistas (proveedores) puedan trabajar en las instalaciones de los clientes de KALAN
cumpliendo el Real Decreto 171/2004 sobre coordinación de actividades empresariales.
KALAN valida toda la documentación y garantiza el cumplimiento normativo.
El cliente invita a sus proveedores y supervisa su aptitud en tiempo real.
El proveedor gestiona su empresa, trabajadores, vehículos y documentación.
Módulos disponibles
Contratos
Invitación y validación
Documentos
PRL, legales, ITV, seguros…
Trabajadores
Personal por empresa
Vehículos
Flota y documentación
Protocolos
Acuse de recibo
Informes
Exportación a Excel
Alertas
Caducidades automáticas
Notificaciones
Alertas por email
La plataforma presenta un portal diferente según el tipo de usuario que inicia sesión. Cada portal muestra solo las funciones relevantes para ese perfil.
Acceso total al sistema. Técnicos y administradores de KALAN Prevención.
- Gestiona clientes, contratos, empresas, trabajadores, vehículos y documentos.
- Valida o rechaza contratos y documentación aportada por los proveedores.
- Publica protocolos y consulta acuses de recibo.
- Accede a informes Excel y configura tipos de servicio y de documento.
- El rol Administrador KALAN gestiona además usuarios, roles y permisos.
Empresa principal que contrata servicios (p. ej. Asturmadi).
- Invita a sus proveedores generando un enlace de registro único.
- Supervisa el estado de aptitud de cada proveedor en tiempo real.
- Accede solo a los datos de sus proveedores; no ve datos de otros clientes.
- Puede publicar protocolos específicos para sus empresas contratistas.
Empresa contratista que presta servicios en las instalaciones del cliente.
- Accede solo por invitación del cliente — no puede registrarse libremente.
- Gestiona sus trabajadores, vehículos y documentación.
- Ve su estado de aptitud y los motivos de incumplimiento.
- Lee y confirma la recepción de los protocolos de seguridad.
El sistema es una aplicación web. Acceda desde cualquier navegador moderno (Chrome, Edge, Firefox, Safari) en la dirección facilitada por KALAN Prevención.
Iniciar sesión
1
Introduzca su correo electrónico.
2
Introduzca su contraseña (distingue mayúsculas y minúsculas).
3
Active Recordarme si trabaja en un equipo personal. Mantiene la sesión activa 8 horas.
4
Pulse Iniciar sesión. Será redirigido al Dashboard de su portal.
Cuenta bloqueada. Tras varios intentos fallidos consecutivos el acceso se bloquea temporalmente. Contacte con KALAN Prevención para desbloquearlo.
Cerrar sesión
Pulse el botón Cerrar sesión en la parte inferior del menú lateral izquierdo. Se eliminará la sesión de forma segura.
Importante. Cierre siempre la sesión al terminar, especialmente si utiliza un equipo compartido o una red pública.
La plataforma calcula automáticamente si una empresa, un trabajador o un vehículo son
APTOS para trabajar. El cálculo es en cascada: si la empresa
no es apta, ninguno de sus trabajadores ni vehículos lo serán.
- Contrato en estado Validada KALAN
- Documentos obligatorios de empresa validados y vigentes
- Protocolos de empresa confirmados (acuse de recibo)
- Su empresa es APTA
- Sus documentos obligatorios validados y vigentes
- Si es autónomo: documentos extra también validados
- Protocolos de trabajador confirmados
- El trabajador asignado es APTO
- ITV, seguro y demás documentos del vehículo validados y vigentes
Si una empresa aparece como NO APTA, el dashboard del proveedor muestra los motivos concretos para que pueda subsanarlos cuanto antes.
Contratos
| Invitada | Invitación enviada, proveedor aún no registrado |
| Registrada | Registro completado, pendiente de validación KALAN |
| Validada KALAN | Aprobada — el proveedor puede operar |
| Rechazada | Rechazada por KALAN (se indica motivo) |
Documentos
| Pendiente | Subido, pendiente de revisión |
| Validado KALAN | Aprobado — cuenta para la aptitud |
| Rechazado | Con deficiencias, debe subirse de nuevo |
| Caducado | Fecha de vencimiento superada |
Fechas de vencimiento (en tablas)
| Rojo | Ya ha caducado |
| Naranja | Vence en menos de 30 días |
| Normal | Vence en más de 30 días |
Aptitud
| APTA / APTO | Cumple todos los requisitos |
| NO APTA / NO APTO | Falta documentación o validación |
Pantalla de inicio del portal KALAN. Muestra un resumen ejecutivo del estado global de la CAE.
Los indicadores en rojo o naranja requieren atención inmediata. El panel de alertas muestra los documentos caducados y los que vencen en menos de 30 días.
Un contrato representa la relación entre un cliente y un proveedor para un tipo de servicio concreto. Desde esta sección puede validarlos o rechazarlos.
Validar un contrato
1
Acceda a Contratos y localice el que está en estado Registrada.
2
Pulse el icono de ojo para abrir el detalle. Revise los datos del proveedor.
3
Pulse ✓ Validar para aprobar, o rellene el motivo y pulse ✕ Rechazar.
Invitar a un proveedor (desde KALAN)
1
Pulse Invitar proveedor.
2
Seleccione el cliente que hace la invitación y el tipo de servicio.
3
Introduzca el email y la razón social del proveedor.
4
Pulse Enviar invitación. Se genera un enlace único y se envía al email del proveedor.
Central de toda la documentación de la plataforma. Permite revisar, validar o rechazar los archivos subidos por los proveedores.
Validar o rechazar un documento
1
Localice el documento en estado Pendiente.
2
Pulse el icono de ojo para abrirlo. Revise el archivo pulsando Descargar archivo.
3
Pulse Validar si es correcto.
4
Si hay deficiencias, rellene el motivo en el campo de texto y pulse Rechazar. El proveedor verá el motivo y podrá corregirlo.
Alertas de caducidad
Pulse el botón Alertas en la cabecera de Documentos para ver en una sola pantalla:
- Documentos Caducados
- Documentos que vencen en los próximos 30 días
Un documento caducado implica incumplimiento CAE. Requiere renovación inmediata.
Los protocolos son documentos de seguridad y procedimientos que los proveedores deben leer y confirmar mediante acuse de recibo.
Publicar un protocolo
2
Indique el nombre, descripción y a quién aplica: Empresa o Trabajador.
3
Seleccione el tipo de servicio (opcional) y el cliente destinatario (vacío = global para todos los clientes).
4
Adjunte el archivo (PDF, Word o PowerPoint, máx. 20 MB) y pulse Publicar protocolo.
Desde el detalle del protocolo puede ver qué empresas y trabajadores ya han confirmado su recepción.
Las opciones de administración son exclusivas del rol Administrador KALAN.
Catálogo de servicios prestables (Transporte, Limpieza, Obras…). Puede marcar cada tipo como
Requiere vehículo, lo que añade automáticamente los requisitos documentales de vehículo.
Catálogo de documentos obligatorios: a quién aplica (Empresa / Trabajador / Vehículo / Autónomo),
si es obligatorio, días de validez y tipo de servicio asociado. Los tipos desactivados no aparecen
en el formulario de subida pero conservan el histórico.
Permisos por rol (referencia)
| Permiso | Admin KALAN | Técnico KALAN | Cliente | Proveedor |
|---|
| Gestionar clientes | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
| Gestionar empresas prestadoras | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Gestionar trabajadores | ✔ | ✔ | ✘ | ✔ |
| Gestionar vehículos | ✔ | ✔ | ✘ | ✔ |
| Subir documentos | ✔ | ✔ | ✘ | ✔ |
| Validar documentos / contratos | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ |
| Gestionar protocolos | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
| Ver informes | ✔ | ✔ | ✔ | ✘ |
| Gestionar usuarios y roles | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Al iniciar sesión, el usuario cliente ve el estado de sus proveedores de un vistazo:
- Empresas contratadas: total de proveedores con contrato
- Contratos validados (verde) y pendientes (naranja)
- Documentos pendientes de validación
- Gráfico circular de cumplimiento: porcentaje de empresas con contrato validado
El usuario cliente solo ve los datos de sus proveedores. No tiene acceso a datos de otros clientes.
El proceso de alta de un nuevo proveedor siempre comienza con una invitación. El proveedor no puede registrarse por su cuenta.
1
Pulse Invitar proveedor desde el dashboard o el menú Contratos.
2
Seleccione el tipo de servicio que prestará.
3
Introduzca el email y la razón social del proveedor.
4
Pulse Enviar invitación. El proveedor recibirá un email con el enlace de registro.
Una vez que el proveedor complete el registro, el contrato pasará a Registrada. KALAN lo revisará y lo validará (o rechazará).
Desde Menú → Empresas Prestadoras puede consultar la ficha de cada proveedor:
datos de la empresa, estado del contrato, trabajadores asignados y documentación aportada.
También puede consultar y publicar protocolos desde Menú → Protocolos.
El acceso se inicia siempre desde una invitación del cliente. El proveedor recibirá un email con el asunto "Invitación a CAE · KALAN".
1
Pulse el botón Completar registro del email de invitación.
2
Complete o corrija los datos de la empresa: razón social, CIF, teléfono, dirección y actividad/CNAE.
3
Cree su cuenta de acceso: nombre, apellidos y contraseña (mínimo 8 caracteres).
4
Pulse Completar registro. Iniciará sesión automáticamente.
El enlace de registro es de un solo uso. Si ha caducado o ya fue utilizado, contacte con su cliente o con KALAN Prevención.
El dashboard del proveedor muestra de un vistazo todo lo que necesita atención:
- Estado de aptitud de la empresa: APTA o NO APTA con los motivos detallados.
- Trabajadores aptos / total
- Documentos pendientes de validación y documentos caducados
- Protocolos pendientes de confirmar acuse de recibo
Si la empresa aparece como NO APTA, se muestran los motivos concretos en el dashboard. Subsane cada punto para recuperar la aptitud.
Dar de alta un trabajador
1
Acceda a Menú → Trabajadores y pulse Nuevo trabajador.
2
Rellene nombre, apellidos, DNI y categoría profesional.
3
Seleccione el tipo de trabajador: Propio (empleado con contrato laboral) o Autónomo.
4
Pulse Guardar. A continuación suba los documentos obligatorios.
Documentos obligatorios por tipo
| Documento | Propio | Autónomo |
|---|
| TC2 / Justificante Seguridad Social | ✔ | ✔ |
| Certificado de aptitud médica | ✔ | ✔ |
| Certificado PRL | ✔ | ✔ |
| Entrega de EPIs | ✔ | ✔ |
| Alta en IAE | — | ✔ |
| SS al corriente (autónomo) | — | ✔ |
| Hacienda al corriente (autónomo) | — | ✔ |
Registrar un vehículo
2
Introduzca matrícula (en mayúsculas, debe ser única), marca, modelo y tipo.
3
Pulse Guardar. A continuación suba los documentos del vehículo.
Documentos del vehículo
| Documento | Validez | Obligatorio |
|---|
| Permiso de circulación | Indefinida | ✔ |
| ITV | 1 año | ✔ |
| Seguro del vehículo | 1 año | ✔ |
| Tarjeta de transporte | Variable | Solo si aplica |
Subir un documento
1
Acceda a Menú → Documentos y pulse Subir documento.
2
Seleccione el tipo de documento.
3
Seleccione el destinatario: la empresa, un trabajador concreto o un vehículo. Solo uno de los tres.
4
Indique la fecha de vencimiento si el documento caduca.
5
Adjunte el archivo (PDF, Word, JPG o PNG, máx. 10 MB) y pulse Subir documento.
El documento queda en estado Pendiente hasta que un técnico de KALAN lo revise. Los documentos pendientes no cuentan para el cálculo de aptitud.
Si un documento es rechazado
Abra el detalle del documento y lea el motivo del rechazo indicado por KALAN. Corrija el documento y vuelva a subirlo. No borre el anterior — el historial queda siempre registrado.
El proveedor debe leer todos los protocolos publicados y confirmar su recepción. Los protocolos sin confirmar afectan a la aptitud de la empresa.
1
Acceda a Menú → Protocolos.
2
Pulse el nombre del protocolo para abrir su detalle.
3
Descargue y lea el documento pulsando Descargar protocolo.
4
Pulse Confirmar recepción y confirme en el diálogo. El protocolo quedará marcado con una marca verde.
Si hay protocolos pendientes de confirmar, en el dashboard aparecerá un aviso con el número de protocolos sin acuse.
El sistema envía emails automáticos sin necesidad de intervención manual.
| Evento | Destinatario | Cuándo |
|---|
| Invitación enviada | El proveedor | Al crear la invitación |
| Documento próximo a caducar | Usuarios de la empresa + admin KALAN | Diariamente a las 08:00 |
| Documento caducado | Usuarios de la empresa + admin KALAN | Diariamente a las 08:00 |
El umbral de alerta (por defecto 30 días) y el servidor de correo se configuran en appsettings.json. Contacte con KALAN para modificarlos.
Si no recibe notificaciones, revise la carpeta de correo no deseado y añada hola@kalanprevencion.es a sus contactos permitidos.
No puede registrarse de forma autónoma. El registro siempre comienza con una
invitación del cliente. Recibirá un email con un enlace de registro único.
Si no ha recibido la invitación, contacte con la empresa que le ha contratado.
En el Dashboard del portal proveedor se muestran los motivos exactos. Los más
frecuentes son: (1) el contrato no está aún validado por KALAN, (2) falta documentación de empresa
o está caducada, (3) hay protocolos pendientes de confirmar. Subsane cada punto y la aptitud
se recalcula automáticamente.
Los documentos permanecen en estado Pendiente
hasta que un técnico de KALAN los revise. Si lleva más de 48 horas sin respuesta, contacte con
KALAN Prevención en hola@kalanprevencion.es.
Sí. Puede subir una nueva versión aunque ya exista una anterior. El sistema guarda el historial
completo y utiliza el documento más reciente en estado Validado
para el cálculo de aptitud.
Para documentos: .pdf, .doc, .docx, .jpg, .jpeg, .png. Máximo 10 MB.
Para protocolos: también .ppt y .pptx. Máximo 20 MB.
Se recomienda PDF siempre que sea posible.
El enlace de registro es de un solo uso. Si ya fue utilizado, la empresa ya está registrada
en el sistema — pruebe a iniciar sesión con el email de registro. Si no recuerda la contraseña,
contacte con KALAN Prevención para restablecerla.
Contacte con KALAN Prevención en hola@kalanprevencion.es indicando
su email de acceso. El administrador le restablecerá la contraseña.
Compruebe que su dirección de email está correctamente registrada en la ficha de
la empresa. Revise también la carpeta de correo no deseado y añada
hola@kalanprevencion.es a sus contactos. Si el problema persiste,
contacte con KALAN Prevención.
Contacte con KALAN Prevención: 📧 hola@kalanprevencion.es.
Indique su empresa, el problema que experimenta y, si es posible, una captura de pantalla.
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