Manual de Usuario
Sistema CAE — Coordinación de Actividades Empresariales
Desarrollado y operado por KALAN Prevención
Manual de Usuario
Sistema CAE — Coordinación de Actividades Empresariales
Versión 2.0 · abril 2026
Creamos seguridad
La aplicación CAE es la plataforma de gestión de Coordinación de Actividades
Empresariales desarrollada y operada por KALAN Prevención. Permite controlar
de forma centralizada toda la documentación, trabajadores, vehículos y obras vinculadas a las empresas
contratistas de los clientes de KALAN.
El sistema garantiza el cumplimiento del Real Decreto 171/2004 sobre coordinación
de actividades empresariales, facilitando la gestión de los documentos obligatorios en materia de
Prevención de Riesgos Laborales.
KALAN es la empresa de prevención propietaria del sistema. Sus técnicos
alimentan y validan toda la información.
Los clientes acceden con visibilidad restringida exclusivamente a sus
propios datos: empresas vinculadas, obras y documentación.
Vehículos — el sistema controla también la documentación de los vehículos
(camiones, furgonetas, trailers) que acceden a las instalaciones.
Módulos disponibles
Clientes
Empresas usuarias del servicio
Empresas
Contratistas registradas
Trabajadores
Personal por empresa
Vehículos
Flota y documentación
Obras / Instalaciones
Centros de trabajo
Documentos
PRL, legales, ITV, seguros…
Informes
Exportación a Excel
Notificaciones
Alertas por email
El sistema tiene tres perfiles predefinidos. El acceso a cada módulo y acción depende del perfil asignado.
Acceso total al sistema. Responsable de la configuración y el mantenimiento de la plataforma.
- Gestiona clientes, tipos de documento, usuarios y roles.
- Puede crear, editar y eliminar cualquier registro del sistema.
- Valida y elimina documentos.
- Accede a informes, exportaciones y puede lanzar notificaciones por email.
Técnico de prevención de KALAN. Opera el día a día del sistema.
- Crea y edita empresas, trabajadores, vehículos y asignaciones de obras.
- Sube y valida documentos.
- Visualiza clientes y sus datos asociados.
- Consulta informes. Puede lanzar envíos manuales de notificaciones.
- No puede gestionar usuarios, roles ni tipos de documento.
Usuario externo con acceso únicamente a los datos de su organización.
- Visualiza sus empresas vinculadas, trabajadores, vehículos y documentos.
- Consulta el estado de la documentación y las alertas de vencimiento.
- Puede descargar informes de sus propios datos.
- No puede crear, editar ni eliminar ningún registro.
- No ve datos de otros clientes.
El sistema es una aplicación web. Acceda desde cualquier navegador moderno
(Chrome, Edge, Firefox, Safari) introduciendo la dirección facilitada por KALAN Prevención.
Iniciar sesión
1
Introduzca su Usuario o Email (ej. jlopez o jlopez@empresa.com).
2
Introduzca su Contraseña. Distingue mayúsculas y minúsculas.
3
Marque Recordarme si está en un equipo personal para mantener la sesión activa.
4
Pulse Iniciar sesión. Accederá al Dashboard.
Cuenta bloqueada. Tras varios intentos fallidos el sistema bloquea el acceso temporalmente.
Si olvida su contraseña, contacte con el administrador de KALAN.
Cerrar sesión
Existen dos formas de cerrar la sesión:
-
Pie del menú lateral — en la esquina inferior izquierda del sidebar aparece su
nombre de usuario y, junto a él, el icono .
Púlselo para cerrar la sesión inmediatamente.
-
Menú de usuario (topbar) — haga clic en su nombre en la barra superior derecha
para desplegar el menú y seleccione Cerrar sesión.
Importante. Cierre siempre la sesión al terminar, especialmente si trabaja en un
equipo compartido o accede desde una red pública.
Al acceder, la primera pantalla es el Dashboard. Ofrece una visión rápida del estado
global de la CAE sin necesidad de navegar por los módulos.
Indicadores KPI
Documentos pendientes / caducados
Alertas en el Dashboard
-
Próximos a vencer
— documentos que vencen en menos de 30 días. Actúe con antelación.
-
Caducados
— documentos cuya fecha de vencimiento ya ha pasado. Requieren renovación urgente.
Los usuarios con perfil Cliente ven únicamente los KPI y alertas correspondientes
a sus propias empresas y documentación.
Permiso necesario: Gestionar clientes. Solo visible para Administrador
y Trabajador KALAN.
Un cliente es la empresa que contrata el servicio CAE a KALAN.
Cada cliente agrupa sus propias empresas contratistas, obras e instalaciones.
Los usuarios con perfil Cliente solo pueden ver los datos de su organización.
Estados de un cliente
- Activo — cliente operativo con servicio CAE activo.
- Inactivo — cliente sin actividad o servicio pausado.
- Suspendido — cliente con acceso suspendido.
Vinculación de empresas
Desde la ficha de detalle de un cliente puede gestionar qué empresas contratistas
están vinculadas a él. Una empresa puede estar vinculada a varios clientes si trabaja para más de uno.
1
Vaya a Clientes → pulse en el cliente deseado.
2
En la sección Empresas vinculadas, use el botón Asignar empresa.
3
Para desvincular, pulse el icono junto a la empresa.
Las empresas son las contratistas externas que realizan trabajos en las instalaciones
del cliente. Cada empresa puede tener asociados trabajadores, vehículos, obras y documentación.
Listado y estados
- Pendiente — dada de alta pero sin documentación completa.
- Activa — documentación en regla, puede operar.
- Inactiva — empresa que ya no opera en las instalaciones.
Desde el listado: Ver detalle ·
Editar ·
Ver documentos.
Pulsando o el enlace Documentos desde la ficha de empresa,
accederá al listado de documentos filtrado para esa empresa.
Desde ese listado puede subir un nuevo documento y ver el historial completo.
Crear o editar una empresa
Permiso necesario: Crear empresas / Editar empresas.
1
Pulse Nueva empresa (esquina superior derecha del listado).
2
Complete Razón Social y CIF (obligatorios; el CIF debe ser único). Añada email de contacto si desea recibir alertas automáticas de documentación.
3
Seleccione el Estado inicial (normalmente Pendiente).
Registre aquí a los trabajadores de las empresas contratistas que acceden a las instalaciones.
Cada trabajador pertenece a una empresa y puede estar asignado a varias obras.
Estados de un trabajador
- Activo — trabajador en activo, puede acceder a las obras.
- Inactivo — temporal o en suspenso.
- Baja — trabajador que ya no está en plantilla.
Permiso necesario: Crear trabajadores / Editar trabajadores.
En la ficha del trabajador se muestran sus documentos personales (reconocimiento médico,
formación PRL, DNI, carné profesional…) y las obras en las que ha participado con fechas
de incorporación y salida.
Desde la ficha del trabajador, el botón Subir documento
abre el formulario de subida con el trabajador ya preseleccionado y muestra debajo la documentación
que ya tiene registrada.
El módulo de vehículos registra y controla toda la flota de las empresas contratistas que accede
a las instalaciones. Cada vehículo tiene su propia documentación (ITV, seguro, tarjeta de transporte, etc.)
con control de vigencia integrado.
Listado de vehículos
Acceda desde el menú lateral → Vehículos. Puede filtrar por empresa usando el
desplegable de la cabecera. La tabla muestra matrícula, marca/modelo, tipo, empresa titular,
conductor asignado y estado.
Tipos de vehículo
Camión
Furgoneta
Trailer
Cisterna
Remolque
Otro
Crear o editar un vehículo
Permiso necesario: Crear vehículos / Editar vehículos.
2
Introduzca la Matrícula (obligatoria, debe ser única), Marca,
Modelo y seleccione el Tipo de vehículo.
3
Seleccione la Empresa titular del vehículo.
4
Opcionalmente, asigne un conductor habitual (trabajador de esa empresa).
Documentos de un vehículo
Desde la ficha de detalle del vehículo puede ver sus documentos y subir nuevos directamente.
Al pulsar Subir documento, el vehículo queda
preseleccionado y el formulario muestra la documentación existente en la parte inferior.
Los tipos de documentos habituales de vehículos son:
- ITV — Inspección Técnica de Vehículos (con fecha de vencimiento)
- Seguro del vehículo
- Tarjeta de transporte
- Ficha técnica
Las obras o instalaciones son los espacios físicos del cliente donde las empresas
contratistas realizan su actividad. Pueden estar activas, finalizadas o suspendidas.
Estados de una obra
- En curso — obra activa.
- Finalizada — completada.
- Suspendida — paralizada temporalmente.
Asignar empresas y trabajadores
Acceda a la pantalla de asignaciones desde el listado de obras pulsando .
1
Asignar empresa: Selecciónela en el desplegable y pulse
Asignar.
2
Asignar trabajador: El desplegable muestra solo los trabajadores
de las empresas ya asignadas a esa obra que aún no han sido incorporados.
3
Para dar de baja a un trabajador en la obra, pulse .
Se registra la fecha de salida y queda en histórico sin borrarse del sistema.
El módulo de documentación es el núcleo del sistema CAE. Centraliza toda la
documentación de empresas, trabajadores y vehículos, con control de vigencia y alertas automáticas.
Tipos de documento
- Seguro RC Oblig.
- Evaluación de Riesgos
- Plan de Prevención
- TC2 / Cotizaciones SS
- Certificado AEAT
- DNI / NIE Oblig.
- Carné profesional
- CAP (transporte)
- Reconocimiento Médico
- Formación PRL
- ITV Oblig.
- Seguro del vehículo
- Tarjeta de transporte
- Ficha técnica
El Administrador puede gestionar los tipos de documento desde
Administración → Tipos de Documento: crear nuevos tipos, ajustar su orden
de visualización, configurar los días de validez y activar o desactivar tipos sin borrarlos.
Subir un documento
Permiso necesario: Subir documentos.
Puede iniciar la subida de dos formas:
- Desde el menú lateral → Documentos → botón Subir documento.
- Desde la ficha de una empresa, trabajador o vehículo,
pulsando el botón de subida: el destinatario queda preseleccionado automáticamente.
1
Seleccione a quién aplica el documento: Empresa, Trabajador
o Vehículo. Seleccione solo uno de los tres campos.
Si llega desde una ficha, este campo ya estará completado.
2
Seleccione el Tipo de documento del desplegable.
3
Pulse Seleccionar archivo. Formatos admitidos:
.pdf .jpg .png .doc .docx.
Se recomienda PDF siempre que sea posible.
4
Introduzca la Fecha de emisión y, si el documento caduca,
la Fecha de vencimiento. Si no tiene caducidad, deje vacío el campo.
5
Añada Observaciones si lo considera necesario (opcional).
6
Pulse Subir documento. Quedará en estado
Pendiente
hasta ser revisado por el técnico de KALAN.
Documentos existentes en el formulario de subida
Cuando se accede al formulario de subida con una empresa, trabajador o vehículo
preseleccionado, el sistema muestra automáticamente una tabla con la
documentación ya registrada para esa entidad, directamente debajo del formulario.
Esta vista previa permite:
- Comprobar si ya existe un documento del mismo tipo antes de subir uno nuevo.
- Ver el estado actual de cada documento (Pendiente,
Validado, Rechazado,
Caducado).
- Acceder directamente al detalle de un documento o validarlo si está pendiente.
Si accede al formulario de subida sin preseleccionar ninguna entidad,
la tabla de documentos existentes no aparecerá. Seleccione primero la empresa, trabajador
o vehículo para que se muestre.
Validar un documento
Permiso necesario: Validar documentos. Solo personal de KALAN.
1
En el listado de documentos (o en la tabla de documentos existentes del formulario de subida),
localice el documento Pendiente
y pulse .
2
Revise el documento. Puede abrirlo pulsando Ver documento.
3
Seleccione el resultado:
Validado si es correcto, o
Rechazado si hay deficiencias.
4
Si rechaza, añada una Observación indicando el motivo para que
la empresa pueda corregirlo y volver a subirlo.
5
Pulse Confirmar. El sistema registra el validador y la fecha.
Estados de un documento
| Estado | Significado | ¿Quién lo asigna? |
|---|
| Pendiente |
Subido pero no revisado aún. |
Automático al subir |
| Validado |
Correcto y aceptado por el técnico KALAN. |
Usuario con permiso de validación |
| Rechazado |
Con deficiencias. Debe subirse de nuevo. |
Usuario con permiso de validación |
| Caducado |
La fecha de vencimiento ha pasado. Requiere renovación. |
Automático por el sistema |
Alertas de vencimiento
Acceda a Alertas desde el menú lateral para ver en una sola pantalla todos los documentos que requieren atención:
- Próximos a vencer — vencen en menos de 30 días. Solicite la renovación con antelación.
- Caducados — ya vencidos. Requieren renovación inmediata.
Importante. Un documento Caducado implica incumplimiento CAE.
No permita el acceso a las instalaciones hasta que se aporte y valide la documentación renovada.
El sistema envía alertas automáticas por email a las empresas contratistas cuando
tienen documentos próximos a vencer o ya caducados. Así no es necesario revisar el sistema a diario
para detectar incidencias de documentación.
Envío automático diario
El sistema realiza un envío automático cada día a las 08:00. Por cada empresa
con documentación en situación de alerta, se genera un único email con el resumen de todos
sus documentos afectados (agrupados en un solo mensaje, sin repeticiones).
- Solo se notifica a empresas que tienen una dirección de email registrada en su ficha.
- El umbral de alerta es de 30 días antes del vencimiento (configurable).
- Los documentos en estado Rechazado no generan alerta por email.
- Tras el envío a las empresas, el administrador recibe un email resumen con el resultado global del proceso.
Envío manual
Permiso necesario: visible para Administrador y Trabajador KALAN.
Desde Notificaciones (menú lateral) puede lanzar el envío de alertas en cualquier
momento sin esperar al ciclo automático de las 08:00.
1
Acceda a Notificaciones desde el menú lateral.
2
Revise la configuración SMTP mostrada en el panel izquierdo (solo informativo).
3
Pulse Enviar notificaciones ahora.
4
El sistema procesará el envío y mostrará el resultado: número de emails enviados correctamente
y número de errores. Si hubo errores, se detalla qué empresa no pudo ser notificada.
La configuración del servidor de correo (SMTP, remitente, umbral de días) se gestiona en el
archivo appsettings.json del servidor. Contacte con KALAN para modificarla.
Esta sección es exclusiva para usuarios con el rol Administrador,
salvo la gestión de clientes que también tienen los Trabajadores KALAN.
Gestión de usuarios
1
Vaya a Administración → Usuarios y pulse Nuevo usuario.
2
Rellene Nombre de usuario (sin espacios), Email,
Nombre, Apellidos y Contraseña inicial.
3
Asigne el Rol correspondiente.
4
Si el usuario es de KALAN → deje el campo Cliente asociado vacío.
Si es un usuario externo de cliente → seleccione el cliente en el desplegable.
Esto limita su visibilidad únicamente a los datos de ese cliente.
Roles y permisos
Los roles agrupan permisos booleanos. Acceda a Administración → Roles para gestionarlos.
Los permisos disponibles se organizan en los siguientes grupos:
| Grupo |
Permisos |
Admin |
Trab. KALAN |
Cliente |
| Empresas |
Crear · Editar · Eliminar |
✔ ✔ ✔ |
✔ ✔ ✘ |
✘ ✘ ✘ |
| Trabajadores |
Crear · Editar · Eliminar |
✔ ✔ ✔ |
✔ ✔ ✘ |
✘ ✘ ✘ |
| Vehículos |
Crear · Editar · Eliminar |
✔ ✔ ✔ |
✔ ✔ ✘ |
✘ ✘ ✘ |
| Obras |
Crear · Editar · Eliminar |
✔ ✔ ✔ |
✔ ✔ ✘ |
✘ ✘ ✘ |
| Documentos |
Subir · Validar · Eliminar |
✔ ✔ ✔ |
✔ ✔ ✘ |
✘ ✘ ✘ |
| Administración |
Clientes · Tipos Doc. · Usuarios · Roles |
✔ ✔ ✔ ✔ |
✔ ✘ ✘ ✘ |
✘ ✘ ✘ ✘ |
| Informes |
Ver informes · Exportar |
✔ ✔ |
✔ ✘ |
✔ ✘ |
Puede crear roles personalizados y configurar cada permiso de forma independiente desde
Roles → Nuevo rol.
Tipos de documento
Desde Administración → Tipos de Documento puede gestionar el catálogo de tipos
disponibles para subir. Cada tipo tiene los siguientes atributos:
- Nombre — denominación del tipo (ej. "ITV", "Seguro RC").
- Aplica a — Empresa, Trabajador, Vehículo o Ambos.
- Es obligatorio — marca visualmente cuáles son de entrega imprescindible.
- Días de validez — número de días que el documento permanece vigente desde la fecha de emisión. Si se deja en cero, no caduca automáticamente.
- Orden — posición en los desplegables de subida de documentos.
- Activo — los tipos desactivados no aparecen en el formulario de subida pero se conserva el histórico.
Tiene dos opciones: (1) En el pie del menú lateral, junto a su nombre
de usuario, pulse el icono .
(2) Haga clic en su nombre en la barra superior derecha y seleccione
Cerrar sesión.
El cambio de contraseña lo gestiona el Administrador.
Contacte con KALAN Prevención indicando su nombre de usuario.
Los usuarios con perfil Cliente tienen acceso restringido únicamente a
los datos de su organización. Esto es por diseño: cada cliente solo puede ver su propia
información. Si necesita ver datos de otras empresas, contacte con KALAN.
Su rol no tiene activado el permiso correspondiente (Crear empresas /
Crear vehículos). Contacte con el Administrador de KALAN para que ajuste
sus permisos si lo necesita.
Revise la Fecha de vencimiento introducida. Si la fecha es anterior
a hoy, el sistema lo marca automáticamente como Caducado. Elimínelo y súbalo de nuevo
con la fecha correcta.
El sistema acepta: .pdf, .jpg, .jpeg,
.png, .doc y .docx. Se recomienda
PDF siempre que sea posible para garantizar la legibilidad a largo plazo.
La tabla de documentos existentes solo aparece cuando se llega al formulario de subida
con una empresa, trabajador o vehículo preseleccionado. Si accede directamente
desde el menú Documentos → Subir sin contexto, seleccione primero el destinatario
en los desplegables y recargue el formulario, o acceda a la subida desde la ficha
del registro correspondiente.
Acceda a Obras → [Nombre de la obra] → Asignar y pulse el icono
de baja junto al trabajador. Se registra la Fecha de salida y queda en
histórico sin borrarse del sistema.
Compruebe que la empresa tiene un email registrado en su ficha. Si el campo
de email está vacío, el sistema no puede notificarla. Edite la empresa y añada la dirección
de contacto. Si el email existe pero no llegan los mensajes, contacte con KALAN para
verificar la configuración del servidor de correo.
Contacte con el equipo técnico de KALAN Prevención a través del
email o teléfono que le hayan facilitado. Para problemas urgentes,
contacte directamente con su técnico asignado.
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